Jednym z najczęstszych obszarów, w których wspieramy naszych klientów są przetargi logistyczne. W tych projektach najważniejszymi czynnikiami do osiągnięcia sukcesu są przejrzysty i wiarygodny proces wyboru operatorów 3PL oraz kompkeksowe zarządzanie okresem przejściowym.
Większość naszego zespołu pracowała dla wiodących firm 3PL na wyższych stanowiskach kierowniczych i w rolach analitycznych. Zdobyte doświadczenie pozwala na pełne zrozumienie tego, co kryje się za propozycjami i obietnicami oferentów. Nasze doświadczenie zbieraliśmy, uczestnicząc w ponad 100 przetargach o łącznej wartości kilku miliardów euro. Dzięki temu jesteśmy biegli w ich zarządzaniu oraz możemy pochwalić się innowacyjnymi procesami i narzędziami wspierającymi klienta w wyborze odpowiedniego operatora.
Naszych klientów wspieramy od wczesnego etapu wyboru operatorów, poprzez koniec procesu przetargowego, aż do momentu, gdy klient i operator podpiszą ze sobą umowę. Nasza praca nie kończy się w tym miejscu, kontynuujemy nasze wsparcie podczas wdrażania operacji i otaczamy opieką projekt aż do pomyślnej stabilizacji operacji.
Przeprowadzenie zmiany operatora 3PL wymaga nie tylko skupienia się na „nowej” operacji, ale przede wszystkim na zarządzaniu projektem jako całością, co oznacza również stworzenie kompleksowego planu przeniesienia operacji od poprzednigo operatora. Posiadamy praktyczne umiejętności przeprowadzania ambitnych i wymagających programów transformacji operacji. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w tej dziedzinie wiemy dokładnie, jak proaktywnie zarządzać ryzykiem wyjścia i uruchomienia nowego magazynu na każdym poziomie złożoności operacji.
Etapy przetargu
Nasze sprawdzone podejście jest podzielone na następujące etapy:
Czas trwania: 1 do 3 tygodni
Na tym etapie pomagamy określić odpowiednią strategię przetargową:
- Rola operatora 3PL i zakres jego usług
- Model właścicielski (do kogo ma należeć obiekt, sprzęt, system, proces)
- Stopień automatyzacji (ocena możliwości high-level)
- Wymagania dot. systemów IT i sposobu integracji
- Kryteria wyboru
- Podejście do wyboru lokalizacji (wybrane przez 3PL, lokalizacja dedykowana lub magazyn dla wielu użytkowników)
- Modelu komercyjny (open book, closed book, hybryda, udział w zyskach)
- Dywersyfikacja lub konsolidacja aktualnej sieci operatorów 3PL
- Lista potencjalnych oferentów z odpowiednim doświadczeniem
Wymagania opcjonalne
- RFI w celu potwierdzenia zainteresowania 3PL przetargiem
- Ekspersowy audyt dotychczasowej operacji
- Analiza sieci w celu określenia optymalnych lokalizacji magazynu
Czas trwania: 2 do 4 tygodni
Na tym etapie projektu wspólnie z klientem przygotowujemy dokumentację przetargową, która obejmuje:
- Zaproszenie do składania zapytań ofertowych (główny dokument)
- Specyfikacja zakres usług
- Specyfikacja wymagań operacyjnych i jakościowych
- Określenie wskaźników KPI i oczekiwanej wydajności
- Bieżące i prognozowane wolumeny w podziale na procesy
- Bieżącą i prognozowana charakterystyka wolumenów (m.in. struktura zamówień, złożoność portfolio, przepustowość, sezonowość zapasu itp.)
- Proponowane warunki umowy (podstawowe warunki umowy oczekiwane od przyszłego dostawcy usług)
- Narzędzie „Bidder Profile” używane do kwotowania operacji (wypełniane przez oferenta)
Czas trwania: 12 do 18 tygodni
Gdy dokumentacja przetargowa jest gotowa, my (lub nasz klient) dystrybuujemy zapytanie ofertowe (RFP) do wybranych oferentów, którzy wcześniej podpisali umowę o zachowaniu poufności (NDA).
Oferenci są proszeni o przesłanie listy pytań w wyznaczonym terminie. Na ich podstawie przygotowujemy skonsolidowany dokument Q&A, który następnie udostępniamy wszystkim uczestnikom przetargu. Takie podejście zapewnia spójny zestaw założeń co do przedmiotu przetargu, dostęp do informacji i poprawia ogólną jakość ofert.
W procesie przetargowym stosujemy powtarzalne etapy, do których kwalifikujemy coraz węższe grono oferentów — zaczynamy od początkowej długiej listy, przez TOPX oferentów, aż do krótkiej listy (zazwyczaj TOP3 oferentów). Po każdej rundzie podsumowujemy oferty i przygotowujemy wyczerpujące porównania oraz spostrzeżenia, dzięki czemu zadajemy właściwe pytania operatorom i podejmujemy świadome decyzje.
W ostatnim etapie negocjacji, gdy oferty są wyrównane pod względem kosztów i jakości usług, pomagamy ocenić operatorów i sformułować rekomendacje w opraciu o ważne wskaźniki wyróżniające. Zaliczamy do nich:
- Elastyczność komercyjna i szybkość podejmowania decyzji
- Potencjał zespołów wdrożeniowych, operacyjnych i kierowniczych
- Biegłość informatyczna i technologiczna
- Długoterminowe dążenie do osiągania coraz lepszych produktywności i doskonałości operacyjnej
- Siła marki operatora
- Kultura obsługi klienta
Decyzja o przyznaniu kontraktu jest zwykle potwierdzana listem intencyjnym (LoI), który wraz z ofertą i wynegocjowanymi warunkami umowy umożliwia rozpoczęcie projektu. Przygotowanie i zawarcie umowy jest zwykle częścią prac wdrożeniowych. Zarówno klient, jak i operator 3PL muszą uzyskać zogdę na podpisanie umowy, co zwykle zajmuje od 3 do 8 tygodni (w zależności od wielkości inwestycji i stopnia zaangażowania w projekt).
Istotne kwestie
Niezależnie od tego, czy wybranym modelem współpracy będzie "closed book" (taryfy oparte na aktywnościach), czy "open book", nasz sposób wyceny umożliwia gromadzenie przejrzystych i łatwych do porównania ofert od uczestniczących 3PL, z pełnym wglądem w elementy i logikę stojącą za kalkulacją kosztów. Korzystając z naszego zestawu narzędzi porównawczych, łączymy poszczególne czynniki kosztowe z wydajnością pracy, sprzętu oraz z utylizacją przestrzeni, materiałów i usług zewnętrznych.
Powyższe podejście zmniejsza ryzyko wyboru operatora, który "zapomniał" uwzględnić ważne elementy kosztowe w ofercie, przez co wygląda ona na tańszą, niż jest w rzeczywistości! Firmy 3PL doceniają współpracę z nami i korzystanie z naszej metodologii, ponieważ pomaga im to uniknąć zawarcia nierentownego kontraktu przez pomyłkę lub przeoczenie po swojej stronie.
Nasz udział
Często bezpośrednio prowadzimy proces negocjacji w imieniu naszych klientów. Możemy również wspierać zespoły zakupowe/logistyczne klienta z "tylnego siedzenia". Wybrany model naszego zaangażowania w projekt w całości zależy od preferencji klienta oraz jego zasobów.
Chcesz wiedzieć więcej?
Piotrem Karbowiakiem
LUB
Zostaw nam wiadomość poprzez formularz kontaktowy
Case Studies
Wybrane projekty
Kompleksowe zarządzanie przetargami na realizację zamówień magazynowych i e-commerce w Polsce i we Włoszech
Negocjacje, kontraktowanie 3PL odpowiedzialnego za organizację dystrybucji dla wiodącego sprzedawcy detalicznego w Polsce, Czechach, Słowacji i na Węgrzech
Strategia, dokumentacja i realizacja przetargów transportowych. Planowanie tras.
Kompleksowy przetarg, negocjacje, zawieranie umowy i wdrożenie operacji 3PL w zakresie magazynowania i dystrybucji.
Przetarg na operatora 3PL (centrum dystrybucyjne oraz transport krajowy i międzynarodowy), negocjacje i zawieranie umów oraz optymalizacja zapasu.
Przebudowa łańcucha dostaw suchej żywności i produktów niespożywczych wiodącej polskiej sieci detalicznej. Do zakresu obowiązków należały planowanie, zamawianie, zarządzanie zapasem, wybór lokalizacji magazynu, zarządzanie przetargiem na nowego operatora 3PL (magazyn i transport) oraz wsparcie wdrożeniowe.
Prowadzenie przetargu na operatora 3PL, negocjacje i zawieranie umów (magazyn i transport)
Przeprowadziliśmy konkurencyjny przetarg oraz wypracowaliśmy model kosztów „logistyki wewnętrznej” w celu przygotowania uczciwego porównania i miarodajnego Business Case’u dla udziałowców w projekcie.
Konsolidacja i usprawnienie procesów magazynowych. Wybór i zakontraktowanie nowej operacji.
Wybór i zakontraktowanie operatora 3PL dla wielokanałowego DC (70.000 m2). Wybór i zakontraktowanie dostawcy rozwiązania automatyzacji magazynu. Wdrożenie wybranego rozwiązania.